A Quality® efetua as Auditorias Internas do seu sistema de qualidade. Assim sua empresa ganha em:
• Transparência com o resultado da auditoria
• Profissionalismo na sua realização
• Competência em evidenciar pontos de melhorias até não-conformidades
• Eficácia para avaliação e análise crítica
• Segurança para escolher uma empresa certificada em executar auditoria
Uma das ferramentas utilizadas para a melhoria dos sistemas de gestão da qualidade é a auditoria da qualidade. Segundo a ISO 9001, a auditoria pode ser definida como “um processo sistemático, independente e documentado para se obter evidência e avaliá-la objetivamente visando determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são entendidos”. As auditorias são realizadas objetivando:
• Determinar a conformidade ou não conformidade do sistema da qualidade com os requisitos especificados;
• Determinar a eficácia de um sistema quanto ao atendimento dos objetivos especificados;
• Identificar os pontos a serem melhorados nos sistemas da qualidade;
• Atender aos requisitos regulamentares;
• Permitir o registro do sistema da qualidade, chamado de certificação.
De maneira geral, ela serve para prover a alta administração da organização com informações sobre a eficácia de seu sistema de gestão, ou seja, se as coisas estão ocorrendo de acordo com planejado. As informações geradas pelas auditorias devem servir como base para as decisões sobre os pontos que necessitam de melhoria e os que estão funcionando de maneira eficaz. A confiança da alta administração em seu sistema de gestão só se configura por meio da verificação periódica do mesmo.
Uma outra função da auditoria é aumentar a confiança do cliente na capacidade de seu fornecedor em entregar produtos conformes, pois o retorno sobre a situação do sistema de qualidade deste fornece as informações necessárias para gerar esta confiança ou para alertar ao cliente da necessidade de desenvolvimento de novos fornecedores. No desenvolvimento da documentação dos sistemas da qualidade muito esforço é gasto na elaboração dos procedimentos e demais instrumentos, na busca para que atendam aos requisitos aplicáveis e ao mesmo tempo possam ser executados pelas pessoas da operação. A realização das auditorias possibilita um retorno preciso de quem os executa, pois a troca de informações durante o processo faz com que as dificuldades ou problemas existentes na operacionalização dos procedimentos apareçam, levantando as lacunas na execução e mostrando onde podem ser melhorados.
Em muitas organizações a realização das auditorias é vista como uma verdadeira caça às bruxas, onde o único propósito é a busca de não-conformidades e a atribuição de responsabilidades. Nestas organizações não existe a procura pela eficácia operacional e pela melhoria contínua. Muitas vezes a certificação destes sistemas foi feita de forma compulsória para atender algum cliente específico ou a alguma regulamentação, deixando de cumprir sua finalidade. Não se deve esquecer que a auditoria é um exercício de busca de evidências objetivas da conformidade, ela atua como um termômetro de nosso sistema de gestão. Seus resultados devem servir para que os gestores saibam quais os pontos fortes e quais as oportunidades de melhorias existentes no sistema de gestão da qualidade da organização e desta forma trabalhar para a sua evolução e da empresa.
A norma NBR ISO 19011:2002 - Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental especifica que a auditoria é caracterizada pela confiança em alguns princípios. Eles fazem da auditoria uma ferramenta eficaz e confiável em apoio a políticas de gestão e controles, fornecendo informações sobre as quais uma organização pode agir para melhorar seu desempenho. A aderência a estes princípios é um pré-requisito para se fornecer conclusões de auditoria que são relevantes e suficientes, e para permitir que auditores que trabalhem independentemente entre si cheguem a conclusões semelhantes em circunstâncias semelhantes. Confira os princípios relacionados a auditores.
a) Conduta ética: o fundamento do profissionalismo
Confiança, integridade, confidencialidade e discrição são essenciais para auditar.
b) Apresentação justa: a obrigação de reportar com veracidade e exatidão
Constatações de auditoria, conclusões de auditoria e relatórios de auditoria refletem verdadeiramente e com precisão as atividades da auditoria. Obstáculos significantes encontrados durante a auditoria e opiniões divergentes não resolvidas entre a equipe de auditoria e o auditado são relatados.
c) Devido cuidado profissional: a aplicação de diligência e julgamento na auditoria
Auditores pratiquem o cuidado necessário considerando a importância da tarefa que eles executam e a confiança colocada neles pelos clientes de auditoria e outras partes interessadas. Ter a competência necessária é um fator importante. Outros princípios se relacionam à auditoria, que é por definição independente e sistemática.
d) Independência: a base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões de auditoria
Auditores são independentes da atividade a ser auditada e são livres de tendência e conflito de interesse. Auditores mantêm um estado de mente aberta ao longo do processo de auditoria para assegurar que as constatações e conclusões de auditoria serão baseadas somente nas evidências de auditoria.
e) Abordagem baseada em evidência: o método racional para alcançar conclusões de auditoria confiáveis e reproduzíveis em um processo sistemático de auditoria.
Evidência de auditoria é verificável. É baseada em amostras das informações disponíveis, uma vez que uma auditoria é realizada durante um período finito de tempo e com recursos finitos. O uso apropriado de amostragem está intimamente relacionado com a confiança que pode ser colocada nas conclusões de auditoria.
Oceano Zacharias é Físico, Estatístico e, Eng. de Produção formado pela Escola Politécnica da USP. Diretor da Quality® Consultoria.
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