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3/4/2009

Dicas Para Uma Boa Reunião
Prof. Oceano Zacharias

Quantas e quantas vezes você já participou de reuniões que foram total perda de tempo, de discussões inúteis e infundadas; reuniões totalmente inconclusivas, onde não saía da sua cabeça a pergunta: O que é que eu estou fazendo aqui?

Para você não cometer o mesmo equívoco, aqui vão algumas importantes dicas para fazer uma (boa) reunião:

- A essência de uma reunião é a troca positiva de idéias para atingir uma finalidade predefinida.

- Defina com clareza qual o objetivo – isto é, o produto final da reunião. O objetivo de uma reunião não é debater – isto é meio; tem de haver uma definição do que se quer, qual o fim.

- Defina exatamente quem deve participar da reunião pela real contribuição de quem dela participa – ou você ficará promovendo apenas míseras reuniões “politicamente corretas”.

- Evite promover reuniões com mais pessoas do que o estritamente necessário – a tática é a o do mínimo necessário. Afinal, o custo de uma reunião é proporcional à somatória dos salários dos participantes.

- Avalie bem o tempo considerando a participação de todos – mas sem exagero. Lembre-se da teoria do aquário: o peixe ocupa o aquário que lhe derem.

- Convoque o pessoal com antecedência, estabelecendo dia, hora, local e duração da reunião e, principalmente, qual o objetivo (produto) da reunião, isto é, o que exatamente definirá se ela foi eficaz ou não.

- Assegure-se de que o local e os materiais necessários estarão (e foram) preparados. Chegue no local cinco minutos antes – mesmo que você seja o “chefe” – para se assegurar de que tudo está conforme seu plano.

- Atrasos devem ser justificados frente às seguintes questões: O motivo do atraso era efetivamente mais importante para a empresa do que a própria reunião? O motivo do atraso justifica o custo à empresa das pessoas que aguardavam?

- Mantenha o foco no real objetivo (produto) da reunião.

- Cuidado com os dois clássicos boicotadores: os que falam demais e os mudos.

- Administre rigorosamente o tempo no decorrer da reunião.

- Procure manter uma participação equilibrada entre os participantes.

- Avalie o efetivo resultado: o verdadeiro objetivo foi alcançado? A história de que “a reunião foi muito boa porque trocamos muitas idéias” é conversa mole para boi dormir. A questão é: chegamos lá? Senão, não é reunião, é treinamento – simplesmente assim!